一、接待档案利用者一般在档案室办公场所进行，非本室人员未经许可严禁进入档案库房。
二、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度，完备档案移交手续，交接清单一式两份。
三、凡属机、绝密档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内写上“机密”、“绝密”字样，并应单独存放，专人管理，其它人员未经许可，不得接触。
四、未经批准，任何人不得私自将室藏档案携带出，不得私自随意复印、摘抄、传播具有内部涉密的档案内容。
五、凡需借阅机密档案，必须经有关领导批准，方能借阅。凡违反规定泄漏档案机密并造成不良后果者，应按《档案法》有关条文处理。
六、档案库房内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆、易腐蚀物品、杂物及私人物品，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫等“六防”工作。
七、做好安全检查工作
1、 每日下班前要切断电源、水源，关好门窗。
2、 节假日或寒暑假前，对库藏档案进行检查：
（1）借出档案要催还或办理续借手续；
（2）全部档案柜门要锁好，若发现锁坏或钥匙丢失，应及时更换处理；
（3）工作室和办公室的档案材料要整理好存放工作柜内；
（4）进行室内外全面大扫，保持清洁整齐
八、档案库房的钥匙必须专人保管，他人不得随便使用。发现钥匙丢失，要及时汇报，认真处理。
九、任何档案的处理和销毁，必须经过鉴定，并报院领导批准，按档案鉴定销毁程序进行办理。