一、主要负责人责任
1.建立档案工作领导小组，加强对学院档案工作的领导，将档案工作纳入学院整体工作发展计划，列入议事日程。
2.组织学院教职工学习中央及省关于档案工作的文件会议精神、档案法规等。
3.牵头建立学院档案工作责任制，指导健全学院档案管理制度，将文书、音像、实物、科技和专业档案等的移交情况纳入本单位年度考核之中。
二、分管负责人责任
1.对省档案局（馆）工作文件提出明确的办理意见。
2.牵头建立健全档案安全工作机制，解决文书、音像、实物、科技、专业档案集中统一管理问题，解决档案库房和阅档用房的安全隐患和问题。
库房和阅档用房安全要求：库房与阅档用房分开，阅档区域要安装摄像头。库房面积不小于15㎡，不能在顶层和一楼，不能与水房、卫生间、食堂、配电室相邻，不能有消防喷淋头，不能有水管穿越，不得放置与档案无关物品。使用密集架的，楼面均布活荷载标准不低于8KN/㎡ 。
3.每年组织档案安全应急演练（含消防演练）不少于1次。
4.推进档案信息化建设，学院新建或改造、升级信息系统时，必须设置电子文件归档管理功能。
5.内设机构变动、职能调整时，根据学院“三定”规定，及时部署研究修订学院《文件材料归档范围和档案保管期限表》等工作。
6.协调编撰学院组织沿革、大事记。
7.做好各级档案执法检查中发现问题的整改组织工作。
三、办公室主要负责人责任
1.每年按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》组织上年度文书、音像、实物、科技和专业档案材料移交接收工作。
2.协调解决电子文件收集、整理、归档工作。
3.建立学院档案工作管理网络，及时修订完善档案管理制度和档案安全应急处置预案。
档案管理制度主要有：档案整理（立卷）归档、保管、利用、统计、鉴定与销毁、保密、安全管理、库房管理、设备管理、档案进出库房登记制度。
4.解决档案整理、保管等必要的安全设施设备。
安全设施设备主要包括：空调、除湿机、温湿度记录仪、防盗门、防盗窗、防光阻燃窗帘、金属五节柜、二氧化碳气体灭火器、驱虫防霉片、档案专用电脑（不连互联网）、打印机、存储设备。如服务外包整理用房应安装摄像头，数字化用房应遵守相关规定。
5.每季度对各部门日常档案分类、收集等工作情况进行检查，并在季度末工作例会上进行通报。
6.组织开展学院内设机构的档案业务的培训、指导检查、督促工作。
四、档案员责任
1.每年4月，对照归档范围，接收、核对各部门移交的文书、 音像、实物档案材料（照片档案需同步接收电子版，用电脑硬盘或光盘存储）：接收、核对各部门移交的档案，认真填写移交清单。
2.按规范整理文书、音像、实物档案。
3.加强档案整理和数字化外包全程管理。
管理内容主要有：一是要签订安全保密承诺书，填写服务外包报备表，并报省档案局。二是加工场所不得使用大功率电器、不得存放过多档案、不得带入手机，电脑各类端口要封闭，视频监控、防盗门窗、气体消防器材等要完好。二是整理外包，要认真核对归档目录、档案盒填写内容，检查档案整理情况，做好备考表签字工作。四是数字化外包，要认真检查数字化质量。五是服务外包工作结束后，及时拆除并接收承包方自带的存储设备。
4.保持档案室整洁卫生无杂物、档案摆放整齐有序。
5.每月检查档案室设施设备运行情况不少于1次。
6.做好温湿度记录，梅雨与高温季节每个工作日要记录1次，其他季节每周不少于2次。
7.做好人员进出库房、档案进出库房、档案查阅、档案利用效果登记和密件查阅审批工作。
8.告知查档人员《档案查阅利用须知》，做好档案查阅安全保护工作。
9.编制、修订《档案分类编号方案》。
10.编撰档案全宗介绍。
11.按要求完成省档案局布置的各项工作任务。
五、各部门主要负责人责任
1.落实好学院关于档案工作各项要求，将档案工作纳入本部门的议事日程。
2.组织本部门人员学习档案法规，执行学院档案工作的规章制度。
3.配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
4.严格执行档案管理工作制度，督促本部门（单位）人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合兼职档案人员的归档工作，负责检查本部门（单位）专兼职档案人员履行档案岗位职责情况。
5.建立季度归档机制，定期对本部门（单位）档案进行分类、收集、整理等，制定目录清单，并于每季度末报送学院办公室。
6.协同学院档案室监督、检查本部门（单位）文件材料预立卷、 整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
六、各部门兼职档案工作人员责任
1.坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
4.主动接受学院档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
6.按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
七、其他工作人员责任
1.日常工作中及时做到材料排列有序，目录清晰。
2.及时向本部门兼职档案工作人员移交履职过程中形成的文书、音像、实物档案材料。照片档案需同步移交电子版：照片（数码照片）要提供含时间、地点、人物、事由、拍摄者的文字说明。
3.及时向本部门兼职档案工作人员移交整理编后的各类档案。