为了加强学院档案工作的业务建设，做到门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效，使档案工作各个环节规范化，进一步提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学院各项工作和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案部门业务建设规范》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等法律、法规和规章，特制定本规范。
本规范为评估考核学院各部门档案工作的重要依据之一。
一、档案工作的基本要求
（一）学院档案工作是办好学院的重要基础之一，是学院评估的重要内容之一，也是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标志。
（二）学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（三）严格实行部门整理归档文件和立卷制度，档案工作要做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（四）学院应有一位领导分管档案工作，各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当数量的兼职档案人员。
（五）学院要把档案工作列入学院发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证，确保档案工作与学院各项工作同步发展。
二、档案工作的任务
（一）贯彻执行国家和安徽省有关档案工作的政策法规，规划学院档案工作。
（二）制定我院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料。
（四）开展档案的开发利用工作。
（五）积极采用现代化技术，参加我院信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具。
（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
（七）开展档案宣传活动。
（八）完成学院领导交办的其他任务。
三、档案工作的制度建设
（一）综合性的规章制度：逐步建立健全各种综合性的实施办法、细则和规定。
（二）立卷归档制度：包括对院内各部门的立卷要求，各门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。
（三）档案的安全管理制度：包括档案实体的安全保护、库房、设施设备和档案信息的安全管理措施。
（四）档案管理人员要认真学习档案专业知识、管理科学知识以及与相关的自然科学、社会科学、计算机科学等方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
（五）各级领导应为档案管理人员提高政治、业务素质和良好工作环境创造条件，关心他们的思想、工作、学习、生活。
四、档案的收集
（一）收集范围
学院在教学、科研、党政管理等各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的文件材料。
《安徽省高等学校档案管理实施办法》规定应归档的党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、人事等各类材料。
反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料。
院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠等方式处理。
（二）立卷归档分工
1.部门、课题组立卷归档是学院档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。
2.院领导和各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好档案工作。
3.全院性、综合性的文件材料由院办公室负责归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档工作。
4.立卷归档的文件涉及多个部门，应由主要职能部门归口整理。
5.全院性重大专项活动文件材料的收集整理，按《bwin必赢关于做好重大活动文件材料收集归档工作的通知》的有关规定办理。
（三）归档文件的质量要求
1.归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料要有利于长期保存，尤其是院领导的有关批示和签阅勿用铅笔、纯蓝墨水笔等书写。
2.管理性文件一般应按件装订。装订前每份文件内的稿本、文本必须进行有序的排列，以便装订后保管和利用。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；有文件处理单的文件，收文件处理单在前，正文在后；发文文件处理单在前，正本、定稿在后。
3.以“卷”为单位整理的文件，卷内文件文字材料在前，图表在后。图表按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
4.专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件、期号等分别组卷。
5.在充分照顾前述原则和不影响文件有机联系的情况下，同一内容的文件材料可按永久、30年、15年分别整理归档。
确定文件材料的保存价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史的文件材料的需要，准确进行判断。
凡反映学院主要活动和基本历史面貌，对本院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管（期限为50年以上）;
凡反映学院和一般工作活动，在长期内对学院和社会有考查利用价值的，列为长期保管30年；
凡在较短的时期内对学院工作有考查价值的，列为短期保管15年；
对上级发来的文电，除少数直接针对本院、并要执行的重要文件应永久或长期保管外，其余短期保管。
6.归档文件的排列应坚持“事由原则”，即：同一事由按文件材料形成时间的先后顺序，时间早的在前，晚的在后；按文件材料的重要程序排列，重要的在前，次要的在后。不同事由的归档文件，可按办结时间的先后、重要程度等顺序排列。
7.归档文件按顺序排好后，应加盖归档章，并逐项填写。
8.认真、细致、准确地逐件填写归档文件目录，具体要求如下：A、件号：在“室编件号”栏目中，填写归档文件在分类体系最低类中的顺序号。“馆编件号”不用填写。B、责任者：即文件的制发者或罢免者，填写时要照实抄录。填写时应使用全称或通用简称，不能用简称，不能用简称或使用“本部门”等简称。C、文号：即发文字号，填写时要照实抄录，没有文号的文件材料，应空着不填写。D、题名：即文件标题。填写时要照实抄录。题名于简单或含义不清或根本没有题名的，要重新拟写并在后加［]。干部任免、调配等人事方面的文件材料，凡涉及本院人员的，在文件标题名中没有出现的，要在题名后加（），将人员名字照实抄录在括号内。E、日期：即文件形成时间。填写时以8位阿拉伯数字标注，如2001年1月9日，标注为20010109。F、页数：填写一件文件的总页数，有字迹和图表的页面算为一页，空白面不算作一页。G、备注：填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。
9.归档文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应注明出卷人和检查人姓名、时间，以示对历史负责。检查人应是立卷单位分管档案工作的负责人。
10.归档文件要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制并与原件放在一起。装订为线装式、穿孔式，装订文件要力求整齐、结实、美观。
11.归档文件应按照分类体系和件号的先后顺序分别装入档案盒，与归档文件目录中相应各条目的排列顺序完全一致。档案盒的规格为310毫米，宽度220毫米，厚度一般为20毫米、30毫米、40毫米，也可根据需要设置其他尺寸的厚度。
（四）归档时间和手续
1.党政部门和能按年度归档的部门应在次年6月底以前归档。
2.教学等按教学年度归档的部门应在次年9月底前归档。
3.财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会保管1-3年，期满后的次年5月底以前归档。
4.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后的2个月内归档。
5.随时接收上级规定应接收的档案。
6.接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题或归档文件目录、卷内文件页数、移交时间、交接双方要签名盖章。
五、档案的整理
（一）划分全宗
1.档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2.学院改制前的档案，按安徽省直业大、安徽省直职工大学二个全宗分别整理；成立后的档案，按bwin必赢全宗整理。
（二）档案的分类、编号、排架
1.按照原国家教委制定的《高等学校档案实体分类法》的规定，根据我院档案工作实际，编制我院各门类档案实体分类方案，对档案进行分类、编号。
2.档案实体按档号顺序排列。其中年度为自然年度或教学年度，按各类档案规范要求确定。
3.档案分类、编号、排架，一经确定，不得随意变动。
（三）档案检索工具的编制
1.归档文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。
2.从实际出发，逐步编制配套的其他检索和参考工具。
六、档案的计算机基础
（一）档案信息资源应纳入学院自动化信息管理网络的建设，积极开发与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力水平。
（二）计算机档案管理系统应用软件的配套环境、机种选型要和学院自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机和较先进的输出设备，必要时可配彩色打印机，以适应档案科学管理的需要和今后高校教育管理信息系统联网的要求。
七、档案的保管
（一）库房要求
1.库房应基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。
2.库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”设施。
3.库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60%。
（二）档案部门应根据工作的实际需要，配备复印机、电视机、照相机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器、消毒机等设备。
（三）归档文件入库时，以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
（四）归档文件应依盒号顺序存放，库房柜架应编顺序号，库房内应有档案资料存放标识图、示意图。
（五）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（六）声像载体档案的保管，按有关声像载体档案规范执行。
八、档案的鉴定、销毁和统计
（一）档案的鉴定和销毁
1.档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限的原则规定，对已期满的档案进行鉴定。
2.在分管院长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管院领导批准后，方可销毁。
3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（二）档案的统计
1.建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和综合档案内各种情况数据，按我省档案部门和上级教育主管部门的要求及时报送各种报表。
2.按上级主管部门和学院要求定期进行综合或专项统计分析。
3.对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学院领导。
九、档案的开发利用
（一）档案部门人员要熟悉室存，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手和参谋。要充分发挥档案信息优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能。
（二）珍贵档案以及复制代替原件提供利用。
（三）利用手续
1.凡利用室存档案，均应按档案部门规定办理手续，填写《档案借阅登记表》。
2.利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案部门存查。
3.对借出的档案，档案部门要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学院，按规定严肃处理。
十、档案的编研和学术研究
（一）结合学院中心工作，围绕一定主题开展档案科学及史料应用研究，编纂出版有关专著。
（二）加强编研工作，对档案资料进行研究整理、公布。编写或配合有关部门编写重要参考资料。编研的重要参考资料包括：学院沿革表；历任院领导（含副职）职务名称及任免；学院各种基础数据汇编，重要档案史料汇编；重要专题档案汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）。
十一、其他
本规范自印发之日起执行，解释权属学院办公室。